Perfectionist met ‘een bescheiden rolletje’

Honderden vakmensen die elk jaar opnieuw weken, zo niet maanden, in de weer zijn om er iets onvergetelijks van te maken. De opbouw van TEFAF Maastricht – en  vooral ook het vele geregel eromheen – is een operatie van bijna ongekende omvang. Ivo Vullings, projectmanager TEFAF bij MECC Maastricht gunt Chapeau een blik achter de schermen.

We schrijven maandagmorgen 26 februari 2018, 11.00 uur. Nog een paar dagen en duizenden van ’s werelds mooiste kunstwerken arriveren in Maastricht om tijdelijk plekje te krijgen in een prachtige stand een van de immense hallen van MECC Maastricht.

Ruimtes – in totaal gaat om zo’n 30.000 vierkante meter – die op dit moment nog ogen als één grote werkplaats waar het fris aanvoelt, waar de onmiskenbare geur van hout en lijm hangt en waar letterlijk alles op zijn kop staat.  Althans, zo oogt het voor de buitenstaander.

Zo’n duizend in het dak verankerde staaldraden bungelen schijnbaar doelloos in de richting van de betonnen vloeren. Niets, maar dan ook niets wijst erop dat al dit kille ijzerwerk over enkele dagen verborgen gaat achter de prachtigste kroonluchters, designbloembakken van wereldkwaliteit en niet te vergeten panelen met kostbare oude meesters en tot de verbeelding sprekende moderne schilderijen.

Pop-up museum 

Als TEFAF 2018 op 8 maart de deuren opent voor de preview zijn de kale beurshallen veranderd in het grootste pop-up museum ter wereld, waar puissant rijke kunstverzamelaars en vertegenwoordigers van vooraanstaande musea op zoek gaan naar dat ene onbetaalbare pronkstuk dat nog ontbreekt in hun collectie. 

Ivo Vullings (39), sinds drie jaar werkzaam bij MECC Maastricht en sinds twee jaar projectmanager voor TEFAF Maastricht, schrikt niet van de ogenschijnlijke chaos. ,,Zoals wij het zien is het misschien een gigantische klus, maar de ongeveer tweehonderd mensen die hier al zo’n drie weken rondlopen weten precies wat ze moeten doen. Ze kennen ieder hoekje en gaatje. Het grote voordeel daarbij is dat TEFAF met zijn Tom Postma-look qua inrichting en ontwerp een enorme uniformiteit kent. Ga er maar vanuit dat alles precies op schema loopt en dat alles op tijd klaar is.”

Bescheiden rolletje

Zelf heeft Vullings naar eigen zeggen als projectmanager ‘maar een bescheiden rolletje’ in het geheel. Wat niet wil zeggen dat hij het in de weken en maanden voorafgaand aan het met afstand grootste en belangrijkste evenement in Zuid-Limburg niet waanzinnig druk heeft. ,,Mijn rol bestaat eruit dat ik de wensen van de klant ombuig in resultaat”, klinkt het zakelijk. ,,Concreet betekent het dat ik heel breed bezig ben met onder andere de inzet van personeel, het coördineren van technische voorzieningen, de ICT, de logistiek en niet te vergeten specifieke aanpassingen aan het gebouw. Op de vloer zelf vervul ik vooral een faciliterende rol. De uitdaging zit hem in het geheel.”

Wat dat geheel is beginnen we een heel klein beetje te snappen als omstreeks 11.15 uur de telefoon gaat. Aan de andere kant van de lijn wordt alarm geslagen omdat er op een cruciaal punt een auto in de weg staat. Als de wagen niet snel verplaatst wordt kunnen de tentenbouwers niet aan de slag en dreigt het productieschema in de knel te komen. Ivo Vulling wordt er niet warm of koud van, al wordt wel van hem verwacht dat hij stante pede actie onderneemt. Twee telefoontjes naar de juiste mensen en het probleem lijkt opgelost.

Perfectionist

De opbouw van TEFAF, een mega-klus die in zijn totaliteit zo’n twee maanden in beslag neemt, heeft behoefte aan een facility manager die niet snel zenuwachtig wordt en met een zeker gemak de voortgang van het geheel bewaakt, vat Vullings zijn werk in zijn eigen woorden samen. ,,Ik verzorg voor MECC Maastricht ook een aantal andere grote beurzen en congressen. Al die beurzen mogen bij ons rekenen op een hoge kwaliteit. Maar TEFAF is net een beetje anders omdat er uitdagingen zijn die je bij andere beurzen niet hebt. Dat maakt het ook zo leuk. Ik ben erg van de details. Ik denk dat ik ook bij mijn collega’s bekendsta als een perfectionist.”

Een voorbeeld van zo’n uitdaging? Vullings, in het verleden onder meer werkzaam bij Parkstad Limburg Theaters, moet even nadenken. ,,Neem de schoonmaak van deze 30.000 vierkante grote beursvloer. TEFAF stelt daar terecht zeer hoge eisen aan. Samen met onze schoonmaakpartner maken we jaarlijks een ‘aanvalsplan’ met als doel om enerzijds de  TEFAF-kwaliteit te borgen, maar de schoonmaak ook binnen het budget te laten plaatsvinden. De dagelijkse coördinatie van deze schoonmaak is in handen van onze Dutymanagers en onze schoonmaakpartner. Waar zij jaarlijks geregeld tegenaan lopen is dat planningen veranderen of dat er vertragingen optreden in de bouw van de beurs. Dit vergt optimale flexibiliteit van alle partijen, want de beurs opent altijd op tijd!”

Aanspreekpunt

Projectmanager zijn van TEFAF betekent tevens dat je het vaste aanspreekpunt bent van de TEFAF-organisatie in het Brabantse Helvoirt, legt Vulling uit. ,,Ik doe dit samen met onze directeur Rob van de Wiel en Manager Event Services Sven Wiertz.

De organisatie en de standhouders stellen hoge eisen en dat kan ook niet anders. 

We doen er daarom samen met onze partners alles aan om TEFAF en de standhouders zoveel mogelijk te ontzorgen . Zo hebben wij geregeld contact met  MAA over een optimale afhandeling van privéjets voor bezoekers en onze MECC Hotel Services met Sahot (de samenwerkende hotels in Maastricht, red.). om te zorgen dat deze mensen ook op dit gebied verzekerd zijn van een goede service.”

Het mooie aan de functie van projectmanager is verder dat het zo ontzettend leerzaam is, aldus Vullings. ,,TEFAF reikt veel verder dan de grenzen van deze hallen. Zo moet er elk jaar opnieuw een logistiek plan worden gemaakt en moet de veiligheid gegarandeerd zijn. 70.000 bezoekers betekent dat hele verkeersstromen in goede banen moeten worden geleid. Het vergt een optimale inzet van verkeersregelaars. Daarnaast heb je hier in huis te maken met ontvangsten en presentaties die allemaal vlekkeloos moeten verlopen. Mensen verwachten ook op dit gebied de hoogste kwaliteit en daarin hebben ze natuurlijk gelijk. Tijdens de preview op donderdag gaat de telefoon onophoudelijk af. ,,Tot op het laatste moment zijn er kleine dingen die moeten worden aangepast. Belangrijk is dat de bezoekers daarvan niets merken.”

Sushibar

Slotvraag: heeft Ivo Vullings zelf iets met kunst? De projectmanager lacht. ,,Ik ben zeker geen kunstkenner, maar de interesse is er wel. Gedurende de beurs heb ik helaas geen tijd om me uitgebreid te verdiepen in al die mooie werken. Ik moet me voortdurend blijven richten op wat er allemaal bij komt kijken, want het belang voor TEFAF is groot. Dat ik hier als coördinator een klein rolletje in mag hebben, voelt voor mij geweldig. Wat ook altijd weer leuk is, is om tijdens de beurs met collega’s een hapje en drankje te doen en de sushibar op te zoeken. Die kunst beheers ik gelukkig wel.”