Zakelijk vergaderen, noodzakelijk maar niet altijd even stimulerend. Samen pingpongen over ideeën kán geestverruimend werken. Echter werkt het meestal vooral geestdodend om úrenlang in een saaie ruimte te zitten luisteren naar dezelfde slechte ideeën, aan de hand van dezelfde slecht opgestelde agenda. Zeker als er aan het einde van de rit helemaal niks wordt gedaan met
Agenda
We maken er even een management 101 lesje van: het begint met een agenda. Niet zomaar een agenda. Een vernieuwende agenda, met interessante thema’s en duidelijke vraagstukken. Zorg dat je agenda inhoudelijk klopt en hij er estetisch interessant uitziet, zorg tevens dat hij ruimte biedt voor interactie en meedenken. Heel belangrijk daarbij is dat die agenda rúim voor de vergadering wordt gedeeld met alle aanwezigen, zodat iedereen de kans krijgt om zich voor te bereiden en al even na te denken over bepaalde vraagstukken. Dat zorgt ervoor dat je eenmaal op locatie veel makkelijker to the point kunt komen.
Verantwoordelijkheden delen
Niemand, maar dan ook echt niemand, heeft zin om úren lang naar de mening van één iemand te luisteren. Denk daarom bij het opstellen van agenda al na over het delen van verantwoordelijkheden. Geef bijvoorbeeld elke aanwezige de verantwoordelijkheid om over één thema, best een thema dat aansluit bij zijn of haar functie, toe te lichten. Zo ontstaat er van nature een verdeling van sprekers.
Out of office
We snappen dat het niet per se rendabel is om elke week op een externe locatie te overleggen, maar om de creativiteit écht te triggeren is het wel te overwegen om af en toe een congreslocatie af te huren. Is je team minder groot, ga dan voor zaalverhuur. Dat kan in de buurt van je eigen kantoor, vaak brengt de wandeling van en naar de locatie al veel ruimte voor persoonlijke connecties en frisse ideetjes.
Actief
Zeker als je een lange dag vol vergaderingen hebt gepland, is het belangrijk dat je je de vergaderuren kunt combineren met leuke activiteiten. Om het bloed weer even te laten stromen en even alles los te schudden. Kies voor een wandeling, een spelletje, of een lezing tussendoor. Gegarandeerd dat je erna vol nieuwe energie terug aan het werk gaat! En in datzelfde kader; beloon je collega’s aan het einde van die vergadering. Dat kan met een diner, of een andere leuke groepsactiviteit.
