Hoe Dolmans Landscaping steeds een beetje groener wordt

Duurzame samenwerking met Ricoh Document Center Zuid werpt vruchten af

Auteur: Maarten van Laarhoven
Woensdag 15 maart 2017

Natuurlijk, het werk is soms zwaar, maar toch kun je zonder overdrijving zeggen dat ze een prachtig beroep hebben, de honderden gepassioneerde werknemers van de Dolmans Landscaping Group met het hoofdkantoor gesitueerd in Bunde. Dagelijks zijn ze in heel Nederland en België in de weer om tuinen en parken aan te leggen en te onderhouden, bomen te planten en om woon-, werk- en leefomgevingen zodanig in te richten dat de mensen die er verblijven zich er thuis voelen, geïnspireerd raken of tot rust komen. Natuur – zelfs al is die door mensenhanden gecreëerd – geeft letterlijk kleur aan een leefomgeving en stemt in veel gevallen vrolijk.    

Wat de meeste mensen niet beseffen is dat er achter al dat schitterende groenonderhoud ingewikkelde logistieke operaties en complexe informatiesystemen schuilgaan. Wetgeving wordt ingewikkelder en bedrijven en overheden stellen steeds hogere eisen. Om alles in goede banen te leiden – en op tijd te kunnen leveren – moeten alle afdelingen efficiënt met elkaar kunnen communiceren. Data dienen zodanig te worden verwerkt en opgeslagen dat ze op ieder moment beschikbaar zijn.

Kerntaken
Belangrijk is ook de informatievoorziening in de richting van de opdrachtgever. ,,Gemeenten geven in toenemende mate aan dat ze doorlopend geïnformeerd willen worden over de werkzaamheden binnen een project”, legt directiesecretaris Roel Janssen van Dolmans Landscaping Group uit. ,,Het tijdrovende rondje door de wijken met de opzichters lijkt definitief voorbij. Dat betekent dat je grip op je informatie moet hebben en dient te beschikken over tools om het allemaal goed te kunnen ordenen.”

Omdat Dolmans Landscaping Group zich volledig wil blijven richten op haar toch al niet onaanzienlijke pakket aan kerntaken – aanleg, renovatie en onderhoud van tuinen en parken in opdracht van particulieren en bedrijven en groenvoorzieningen voor onder andere overheidsinstellingen is slechts een kleine greep uit het totale aanbod – heeft het groenvoorzieningsbedrijf ervoor gekozen om alles wat betrekking heeft op informatiemanagement en IT-services uit handen te geven aan Ricoh Document Center Zuid.

Dit bedrijf, van oudsher een ijzersterke onderneming op het gebied van printers, scanners en kopieermachines, groeide in de loop der jaren uit tot specialist in alles wat te maken heeft met document- en informatiemanagement. ,,Een veelomvattend woord dat onder meer betrekking heeft op het efficiënt opslaan en verwerken van complexe informatiestromen”, erkent algemeen directeur Astrid Roebroeck-Pinckaers Ricoh Document Center Zuid.

Toegevoegde waarde
Vrijwel dagelijks legt ze aan relaties uit waartoe haar bedrijf allemaal in staat is. Iets wat ze overigens steeds opnieuw met veel plezier doet. ,,Persoonlijk vind ik het altijd weer fijn om te kunnen vertellen hoe we een klant behulpzaam kunnen zijn, en dat we er heus niet alleen zijn voor de grotere bedrijven. Vrijwel iedereen kent ons van de printers, maar we doen veel meer en gelukkig wordt dat steeds bekender. Bij steeds meer bedrijven waarmee wij zakendoen komen we binnen met complete communicatiesystemen, waardoor we op veel meer fronten van toegevoegde waarde zijn dan vroeger. Net als bij Dolmans Landscaping Group is ook bij ons efficiency het toverwoord. Ook wij maken niet alles zelf, maar we halen wel het beste uit de markt.”

Ricoh Document Center Zuid en Dolmans Landscaping Group kwamen een paar jaar geleden met elkaar in contact, vertelt Astrid Roebroeck-Pinckaers. ,,Natuurlijk kenden we elkaar al enigszins. Maar tussen elkaar oppervlakkig kennen en elkaar zodanig vertrouwen dat je in aanraking komt met een gevoelig bedrijfsonderdeel, zit een wereld van verschil. Hoe zich zoiets ontwikkelt? Nou, je komt binnen, merkt al snel dat je elkaar kunt vertrouwen en vervolgens bouw je een relatie op. Dat is nodig ook, want als het gaat om zaken die liggen op het gebied van ICT kom je heel dicht bij de corebusiness van een relatie. Er enige tijd uitliggen is onacceptabel.”

Sparringpartner
Dolmans Landscaping Group vaart wel bij de oplossingen en services die Ricoh Document Center Zuid biedt, zegt directiesecretaris Roel Janssen in de modern ingerichte vergaderruimte van het landelijk opererende hoveniersbedrijf in Bunde. ,,In onze visie moet iedereen vooral doen waar hij goed in is. Wij streven zowel in- als extern naar korte lijnen en werken het liefst met één partij, waarvan we weten dat die alles tot in de puntjes toe verzorgt. Bovendien is Ricoh voor ons een belangrijke sparringpartner die we geregeld raadplegen als we een probleem hebben dat opgelost moet worden. We weten precies wat we aan elkaar hebben.”

Tijdens een van de eerste gesprekken enkele jaren terug werd al snel duidelijk dat Dolmans Landscaping Group behoefte had aan een nieuw IT-platform. Vier of vijf leveranciers werden uitgenodigd een offerte uit te brengen. De technische invulling en voorgestelde vernieuwingen waren vervolgens doorslaggevend om te kiezen voor Ricoh Document Center Zuid.”

Dolmans Landscaping Group zit door het hele land verspreid. Het bedrijf heeft vestigingen in Limburg, Noord-Brabant, Zeeland, Noord-Holland, Gelderland, Drenthe en België. Momenteel zijn er zo’n 800 werknemers actief, waarvan er 140 met enige regelmaat achter een bureau zitten. ,,Het zijn mensen die overal mobiel moeten kunnen werken en waar nodig ook mobiel moeten kunnen printen. Dit houdt tevens in dat het systeem zo is ingericht dat vertrouwelijke documenten uit de juiste printer rollen.”

Vergaderen op afstand
Een van de zaken die Ricoh heeft ontwikkeld bij Dolmans Landscaping Group is de mogelijkheid om efficiënt op afstand met elkaar te confereren. Via enorme beeldschermen, waarvan er één prominent staat opgesteld in de vergaderruimte in Bunde, kunnen de deelnemers elkaar niet alleen zien, maar ook presentaties geven en real time documenten uitwisselen. ,,Op afstand vergaderen is voor ons als bedrijf een hele overgang geweest”, stelt directiesecretaris Roel Janssen. ,,Wij zijn van origine een familiebedrijf waarin het sociale, menselijke aspect heel belangrijk is. Ook het bourgondische dat Limburg eigen is zit er goed in. Omdat we verspreid over heel Nederland gevestigd zijn is communicatie binnen functiegroepen (denk aan bedrijfsbureaus, HRM) enorm belangrijk om zo optimaal van elkaars kwaliteiten te kunnen profiteren."

Tot een jaar geleden reden alle functionarissen voor een vergadering naar Duiven. ,,Met het videoconferencesysteem dat Ricoh voor ons ontwikkeld heeft is dat niet langer nodig. De afstand is er niet groter door geworden. Integendeel: het praat gemakkelijk, je ziet elkaar zitten, het voelt alsof je met elkaar aan tafel zit. Bovendien scheelt het voor een vergadering met zes personen al snel zo’n 25 reisuren. Ieder uur dat je niet in de auto hoeft te zitten is er één. Wij zijn een bedrijf dat veel met de natuur bezig is. Dan moet je ook zorgen dat je op milieugebied je zaken goed op orde hebt. Opdrachtgevers eisen dat ook in toenemende mate. Er wordt in de aanbestedingsrondes rekening mee gehouden.”

Astrid Roebroeck-Pinckaers hoort de uitleg van haar zakenpartner lachend aan. ,,Als ik het goed begrijp is jullie ecologische voetafdruk door toedoen van ons een stuk kleiner geworden. Dat betekent dat jullie minder bomen hoeven te planten ter compensatie, al is dat voor een groenvoorzieningsbedrijf eigenlijk geen optie.”

Foto's Luc Hommes 

 
vorige artikel volgend artikel

Lees ook