Hoe mens en systeem elkaar kunnen vinden…

Slimme technologie vergroot efficiency notariskantoor

Auteur: Maarten van Laarhoven
Donderdag 24 november 2016

Het efficiënt opslaan en verwerken van complexe informatiestromen wordt steeds belangrijker, zeker naarmate het leven steeds ingewikkelder wordt. Een interessant probleem, ook voor een notariskantoor, dat dagelijks te maken heeft met belangrijke kwesties in een mensenleven. Ricoh Document Center Zuid, specialist op het gebied van documentmanagement, ontwikkelde samen met drie partners voor Metis Notarissen een slim geautomatiseerd systeem. Hoe mens en systeem elkaar vinden.

Metis Notarissen, met onder andere een kantoor in Gulpen, staat dicht bij haar klanten en straalt dat ook graag uit. Dat de formule werkt, is goed te merken op een mooie donderdag als deze, wanneer het net als op andere donderdagen extra druk is in het dorp.

Het Gulpense kantoor van Metis aan de Looierstraat ligt bijna vastgeklonken aan de wekelijke markt. In dat opzicht is het niet zo vreemd dat er vandaag in en rond het kantoor heel wat leven in de brouwerij is. ,,Gulpen heeft een centrumfunctie en dat is op dagen als deze goed te merken”, bevestigt kandidaat-notaris Suzanne Maijer-Drissen, die zelf in een dorp verderop is opgegroeid en het belang van laagdrempeligheid alleen al vanuit die positie begrijpt. ,,Veel eigen inwoners, maar ook honderden mensen uit de omliggende dorpen gaan op donderdag traditiegetrouw een paar uurtjes naar het dorp. Even langs de groenteman en naar de visboer. En als ze er toch zijn en ze hebben informatie nodig, dan lopen ze ook even hier naar binnen.”

Mensen met vragen, op welk vlak dan ook, zijn van harte welkom en worden – als het even kan – altijd te woord gestaan, zelfs zonder afspraak, aldus Maijer-Drissen. ,,Om dit te kunnen borgen, zorgen we ervoor dat er altijd een notaris én een kandidaat-notaris in huis is. We zouden het een beetje ongepast vinden om tegen mensen die met een dringende vraag zitten – of die zich ergens zorgen over maken – te zeggen: kom maar een andere keer terug.”

Informatielogistiek
De grote kracht van een kantoor als Metis Notarissen is, dat het – inclusief de backoffice op Maastricht-Aachen Airport – zes vestigingen door heel Limburg heeft, veelal eveneens kleinschalig, aldus Maijer-Drissen. Het kantoor in zijn geheel telt tien partners, acht notarissen en twee kandidaat-notarissen. Samen sturen zij een team van zo’n 70 medewerkers aan.   

De fusie tussen de afzonderlijke kantoren is ingang gezet in 2010, met als voornaamste reden om met meer mensen een betere dienstverlening te kunnen bieden. Dit komt mede tot uitdrukking in het feit dat er alle ruimte is voor specialisten, die een oplossing kunnen bieden in zaken die complex zijn.

,,Werken op een wat grotere schaal houdt bijna automatisch in dat ook je informatielogistiek moet worden aangepast”, zegt Astrid Roebroeck-Pinckaers, algemeen directeur van Ricoh Document Center Zuid en zelf ook opgegroeid in Gulpen. Haar onderneming, van oudsher een ijzersterke marktpartij op het gebied van printers, scanners en kopieermachines, legt zich steeds meer toe op documentmanagement, met andere woorden: het efficiënt opslaan en verwerken van complexe informatiestromen. Een tak van sport waar vraag naar is, want het leven wordt steeds ingewikkelder. ,,De grote kunst is om het desondanks toch overzichtelijk te houden. Sterker nog: een goed informatiesysteem maakt het werk niet alleen eenvoudiger, maar ook leuker. Je houdt grip en vindt gemakkelijk de juiste informatie terug, onafhankelijk van tijd en plaats.”

Niet langer heen en weer lopen
Voor Metis Notarissen ontwikkelde Ricoh Document Center Zuid – in samenwerking met Bizzomate, RO-IT en Afas – slimme technologie op maat om de gevoelige informatie waarover een notariskantoor beschikt veilig op te slaan. Het systeem zit zo in elkaar dat elke bevoegde medewerker onmiddellijk bij de gewenste gegevens kan en die, aan de hand van vragen die bij elke stap worden gesteld, op elk moment kan aanvullen, dan wel wijzigen. Met deze werkwijze wordt het proces optimaal bewaakt.

,,Alle documenten die binnenkomen worden direct gescand en opgeslagen. Voordeel is ook dat je niet met dossiers heen en weer hoeft te lopen tussen de diverse kantoren met het gevaar dat stukken kwijtraken of op de verkeerde plek terechtkomen.”

De meeste vestigingen van Metis Notarissen mogen dan een ‘dorps’ karakter hebben en een geschiedenis die heel ver teruggaat, het blijft belangrijk om open te staan voor vernieuwing”, zegt Suzanne Maijer-Drissen. ,,We zijn hier erg lang mee bezig geweest en ongelooflijk trots dat Ricoh ons hier zo goed mee heeft geholpen.”

Wie gebruikmaakt van het informatiesysteem wordt aan de hand van specifieke programmatuur automatisch langs alle stappen geleid die in een dossier of in een bepaald proces dienen te worden doorlopen, legt Astrid Roebroeck-Pinckaers uit. Kwaliteitsbewaking en procesbewaking zijn daarbij van groot belang. ,,Iedereen zal begrijpen dat een notarispraktijk zich wat dat betreft geen missers kan veroorloven. Het systeem zit zo in elkaar dat de kans op fouten eigenlijk nihil is. Voor een notariskantoor is het een uitkomst, omdat je in in veel minder tijd veel zorgvuldiger kunt werken.” 

Altijd op de juiste plaats
Wordt een programma dat deel uitmaakt van het dynamische systeem door een medewerker van Metis geopend bij een bepaalde klant, dan komt deze klant onmiddellijk en in zijn geheel digitaal in beeld, vult Maijer-Drissen aan. ,,Het systeem zorgt ervoor dat alle relevante informatie direct beschikbaar is en dat er geen enkel stapje wordt overgeslagen. De informatie is deels afkomstig uit openbare registeren en deels uit systemen waartoe een notaris uit hoofde van zijn of haar ambt toegang toe heeft.”

Astrid Roebroeck-Pinckaerts: ,,Softwareontwikkelaar Bizzomate zorgt ervoor dat alle informatie compleet, gestructureerd en up-to-date blijft. Bovendien staat – heel belangrijk voor een notariskantoor – de juiste tekst altijd op de juiste plaats in de akte. Belangrijk voordeel is verder dat je altijd verzekerd van de laatste versie en hoeft niet bang te zijn dat er ergens schaduwversies rondzwerven.”

Is het systeem, dat stapsgewijs wordt ingevoerd en volgend jaar in het hele bedrijf operationeel moet zijn, ook in die zin efficiënter dat er ook sneller kan worden gewerkt? Suzanne Maijer-Drissen lacht. ,,Tja, dat zal de praktijk moeten uitwijzen”, zegt ze. ,,Eerlijk is eerlijk: voor veel  van onze medewerkers is het echt wél even wennen. Want het doorlopen van een juridisch traject was tot voor kort vooral een kwestie van handwerk. ,,Elke medewerker heeft in de loop der jaren zo zijn eigen systeem opgebouwd om gegevens te vergaren en logisch op te slaan. En nu moet dus plotseling alles anders.”  

Betere juridische beoordeling
De lichte scepsis bij sommige collega’s stoelt echter niet op onwil, want het enthousiasme over het door Ricoh Document Center Zuid ontwikkelde systeem wordt breed gedragen. ,,Stapsgewijs door een dossier geleid worden is eigenlijk ook wel leuk. Je kunt het zelfs zien als een spel waarvan je ook het nodige leert”, aldus Suzanne Maijer-Drissen. ,,Als er al problemen zijn, dan zitten die hem eerder in het feit dat mensen hun werk jarenlang op een bepaalde manier, via hun eigen methode hebben gedaan. En nu moeten ze dus vertrouwen op een geautomatiseerd systeem.”

Het notariaat blijft mensenwerk en dat moet vooral zo blijven, vinden ze bij Metis Notarissen. ,,Zoals ik eerder al aangaf is voor ons als laagdrempelig dorpskantoor het klantcontact van oudsher zeer belangrijk. Door dit nieuwe systeem hebben we meer tijd voor een goede juridische beoordeling, omdat heel wat belangrijke zaken automatisch gaan.”

Foto's: Olga van Borren

 
vorige artikel volgend artikel

Lees ook

LIMBOURGEOIS

Jo Cortenraedt rapporteert over het goede leven in Limburg.

Bekijk de laatste aflevering(en) van Limbourgeois!

Instagram

Bekijk de laatste #chapeaumagazine feeds op onze instagram

Bekijk onze instagram

Bestel nu de Chapeau op Ipad of telefoon!

Ipad versie bestellen