Privacy op de werkvloer: actueler dan ooit
Met de versoepelingen van overheidswege in volle gang, keren velen van ons weer terug op de werkvloer. De fysieke bijeenkomsten en het bijbehorende praatje bij het koffieapparaat worden weer normaler. Dat roept naast vreugde ook juridische vragen op. Daarom bespreken wij deze keer het onderwerp ‘privacy op de werkvloer’.
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: nee, werkgevers mogen niet van werknemers verlangen dat zij zich laten vaccineren tegen het coronavirus. Evenmin mogen werkgevers bijhouden wie wel of niet gevaccineerd is.
Dit heeft te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Medische informatie valt onder de noemer ‘bijzondere persoonsgegevens’. Dergelijke gegevens mogen in beginsel niet worden verwerkt, tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is. En die uitzonderingen zijn – zeker in arbeidsrelaties – vrij beperkt. Dit vanwege de hiërarchische relatie tussen werkgever en werknemer.
Dit thema is uiteraard veel breder dan ‘corona’. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer ziek is. Een werkgever mag dan niet vragen naar de aard en de oorzaak van de ziekte of naar de klachten van de werknemer. En als een werknemer daar zelf ongevraagd iets over zegt (hetgeen natuurlijk regelmatig voorkomt), dan mag een werkgever dat niet registreren. Wat werkgevers wél moeten doen, is een bedrijfsarts inschakelen. Deze medisch professional mag wel informeren naar de beperkingen van de werknemer en een inschatting maken van diens arbeidsmogelijkheden.
Zaken waarnaar werkgevers wel zelf mogen vragen (en ook mogen registreren) bij een ziekmelding zijn: het telefoonnummer en het (verpleeg)adres, de vermoedelijke duur van het verzuim, lopende afspraken en werkzaamheden en de toepasselijkheid van een vangnetbepaling uit de Ziektewet. Ook mag gevraagd worden of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of met een verkeersongeluk met regresmogelijkheid.
Maar let op: op het voorgaande geldt wel een belangrijke uitzondering. Het gaat om de situatie waarin een werknemer last heeft van een aandoening waarvan zijn of haar directe collega’s op de hoogte moeten zijn, omdat ze moeten weten hoe ze in geval van nood moeten handelen. Denk aan diabetes of epilepsie. In zulke gevallen mag een werkgever gegevens over de aard van de ziekte wél verwerken, mits de werknemer de werkgever zelf (al dan niet via de bedrijfsarts) daartoe heeft verzocht. Een werkgever moet aan een dergelijk verzoek ook gehoor geven.
Een ander privacygerelateerd thema in het arbeidsrecht is het monitoren van e-mail-, internet- en social mediagebruik. Werkgevers die in dit kader werknemers in de gaten willen houden, moeten aan een aantal voorwaarden voldoen.
Zo moet er sprake zijn van een gerechtvaardigd belang van werkgever en moet de monitoring noodzakelijk zijn (er is bijvoorbeeld een vermoeden van misbruik). Ook is het verplicht dat werknemers vooraf geïnformeerd zijn over de monitoring, die ook nog eens in lijn moet zijn met het daarvoor opgestelde protocol. Heimelijk monitoren is dus problematisch. Overigens heeft de Ondernemingsraad hier een instemmingsrecht, denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de werkgever monitoringssoftware wil gaan inzetten.
Overigens mogen controleregels voor thuiswerkers niet strenger zijn dan die voor werknemers die op de werkplek aan het werk zijn. Met andere woorden: een werkgever mag een werknemer niet intensiever monitoren omdat hij of zij thuis aan het werk is.
Dit is slechts een bloemlezing uit de situaties die wij als arbeidsrechtadvocaten regelmatig tegenkomen. Heeft u ook juridische vragen over privacy? Het team van SPEE advocaten & mediation denkt graag met u mee!
Wilhelminasingel 98, Maastricht (NL) – spee-advocaten.nl
Vliegveldweg 156, Maastricht Airport (NL)
