Grenzeloos ondernemen zonder snippertje papier
Marcel Coenen (links) en zijn zakelijk partner Guido Mulder.
Het eerste wat opvalt als je het kantoor van MAG Maastricht Administratie en Belastingadvies aan het Gelissendomein in Maastricht betreedt is dat er geen snippertje papier bekennen valt. Nergens bakjes met al dan niet ingevulde formulieren. Een grote kast met ordners – het eerste waar je aan zou denken bij de term ‘administratiekantoor’ – ontbreekt al helemaal.
,,Je ziet het niet, maar toch hebben we alle gegevens van onze cliënten logisch en op de juiste wijze gerangschikt”, vertelt fiscalist en bedrijfsadviseur Marcel Coenen (53), in een grote, smetteloze witte ruime met een panoramisch uitzicht op het Gouvernement. Samen met zijn zakelijk partner Guido Mulder (37) geeft Coenen leiding aan MAG Maastricht Administratie en Belastingadvies, een modern kantoor met een vooruitstrevende werkwijze, die voor het grootste deel gericht is op het direct adviseren van klanten, voornamelijk in het midden- en kleinbedrijf.
Modernste software
,,Met het oog daarop hebben wij onze systemen zo efficiënt mogelijk ingericht. Daarbij maken wij voortdurend gebruik van de modernste software die voorhanden is”, vult Mulder aan. ,,Met een paar handelingen hebben we de juiste gegevens voor ons, waarna we ons binnen enkele minuten op de hoogte kunnen stellen van de actuele situatie binnen een bedrijf.”
MAG Actueel heet het paradepaardje waarmee binnen MAG Maastricht gewerkt wordt. Het kleinschalige kantoor richt zich grotendeels op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf. Daarbij staat alles in het teken van een zo persoonlijk mogelijke relatie met de klant, legt Coenen uit. ,,Om ondernemers de kans te geven zich volledig te richten op het zakendoen hebben we software ontwikkeld die ondernemers alle boekhoudkundige zorg uit handen neemt. Het systeem werkt tijdbesparend, waardoor zowel wij als onze klanten kunnen doen waar ze werkelijk goed in zijn: respectievelijk adviseren en ondernemen.”
Alles afgestemd
Met MAG Actueel hoeven ondernemers zich nauwelijks nog zorgen te maken over hun administratie. ,,Alles is op elkaar afgestemd en alle software is aan elkaar gekoppeld. Als kantoor met een omvang als die van ons lopen wij voorop”, legt softwarespecialist Mulder uit.
MAG Actueel beschikt over een geavanceerde scan- en herken tool, waarbij bijvoorbeeld inkoopfacturen via het versturen van een simpel mailtje vanzelf op de goede plaats in de administratie terechtkomen. ,,Ook bankafschriften kunnen met één druk op de knop worden verwerkt. Het systeem bevat verder handige tools voor het maken van jaarverslagen en aangiften vennootschapsbelasting. Maar het systeem kan ook moeiteloos complete rapportagesystemen aan”, aldus Coenen.
Efficiënt naar cijfers kijken
Het systeem zorgt in de woorden van de twee bedrijfsadviseurs voor ‘efficiency-slagen in de tijd’, waardoor er meer tijd is om inhoudelijk naar de cijfers te kijken en de klanten te adviseren. ,,De klant heeft minder papierwerk. Ook dossieropbouw verloopt een stuk gemakkelijker. Stukken kunnen in de handomdraai in de administratie worden verwerkt.”
Behalve dat het efficiënt is en een rommelige omgeving voorkomt, biedt het systeem een ander voordeel. ,,Als adviseur kunnen we tussen op elk gewenst moment meekijken zonder dat de klant er kostbare tijd mee kwijt is. Het past helemaal bij onze taakopvatting als bedrijfsadviseur. Wij proberen onze cliënten bij de hand te pakken aan de hand van de cijfers die wij voor ogen krijgen. Op het moment dat we vreemde dingen zien, kunnen we onmiddellijk ingrijpen. Hoort de klant niets, dan mag hij ervan uitgaan dat alles in orde is. Maar heeft de klant een probleem, dan kan hij zich ook melden en hoeft er niet veel te gebeuren om hem op maat te kunnen adviseren.”
Extra adviesuren door tijdsbesparing
Die wisselwerking leidt in elk geval tot een aantal contactmomenten per jaar. ,,In absolute bedragen uitgedrukt zijn we niet per se goedkoper”, aldus Coenen. ,,Wel kun je stellen dat de klant door onze geavanceerde werkwijze een aantal extra uren advies krijgt.”
Directe advisering in de bedrijfsvoering staat bij MAG Maastricht voorop. ,,Daarnaast kan men bij ons terecht voor adviezen op het gebied van bijvoorbeeld herstructurering, overnames en opvolgingsproblemen. De uitdaging zit hem erin dat je kunt bewijzen dat je een stukje toegevoegde waarde kunt leveren. Guido heeft niet alleen een accountancy-achtergrond, maar weet ook als geen ander hoe je elektronische processen kunt optimaliseren. Hij is van onze tweeën degene die de softwareontwikkeling in de gaten houdt en er voor zorgt dat we steeds voorop lopen. Dat alleen al zorgt voor gigantische kostenbesparingen. Al het archiefwerk zit ingebakken in het systeem. We constateerden het al eerder: grote kasten vol met ordners zal je hier dan ook niet zien. Die zijn wat ons betreft volkomen overbodig.”
Zegeningen én bedreigingen van internet
Overigens heeft des snelle technologische ontwikkeling voor een kantoor dat zich behalve op administratie tevens richt op fiscaal advies ook een keerzijde, legt Marcel Coenen uit. ,,Wat wij heel duidelijk zien is dat de behoefte van de cliënt in de loop der jaren wat verschoven is. Het lijkt of ze via internet sneller informatie tot zich kunnen nemen, maar die schijn bedriegt geregeld. ‘We doen het zelf wel even’, is dan de gedachte. De praktijk is echter een stuk weerbarstiger: je kunt veel zelf opzoeken, maar we wijzen onze cliënten er steeds weer op dat alleen al tussen belastingwetten onderling nogal wat dwarsverbanden bestaan. Daardoor kan het gemakkelijk gebeuren dat je de dingen met elkaar verwart en over een specifiek onderwerp nét de verkeerde informatie bovenhaalt. Regelmatig komt het voor dat een klant zelf komt met een stukje dat hij van de site van de Belastingdienst gehaald heeft. Bij nader inzien gaat het dan om achterhaalde informatie.”
Grensoverschrijdend werken vaak gecompliceerd
Grensoverschrijdend zakendoen met België is een van onze speerpunten van MAG Maastricht. ,,Voor MKB-begrippen hebben wij veel kennis van internationaal zakendoen en dan met name van de fiscaliteiten die daaromheen spelen”, aldus Marcel Coenen. ,,Waar moet je bijvoorbeeld aan denken als je de grens overgaat. Moet je je in Nederland of juist in België vestigen? Waar word je belastingplichtig en in welk land moet je loonheffingen betalen? Hoe zit het met de vennootschapsbelasting en de sociale verzekeringen. Het zijn allemaal vragen waar je als ondernemer mee geconfronteerd wordt, op het moment dat je ook maar één vertegenwoordiger de grens over stuurt.”
Daarbij komt ook nog eens dat je als ondernemer te maken krijgt met verschillen in tarieven. ,,Over zakendoen in het buitenland wordt vaak gemakkelijk gedacht, maar er komt natuurlijk wel het nodige bij kijken. Het is leuk en spannend, maar alleen als je de juiste weg bewandelt en jezelf goed laat informeren, want grensoverschrijdend werken vergt een grondige kennis van zaken”, leggen Coenen en Mulder uit. ,,Vaak zitten er aan ‘België’ fiscale voordelen vast, maar bij MAG Maastricht zijn we van mening dat je je altijd moet blijven afvragen of die wel opwegen tegen alle administratieve rompslomp die erbij komt kijken. De eisen van de fiscus zijn niet mals. Je moet allerlei registraties bijhouden om te bewijzen dat je daadwerkelijk in België gevestigd bent. Daarnaast moet je altijd de volgende afweging maken: wat word ik er als ondernemer financieel gezien wijzer van als ik iets doe en wat zijn de consequenties. Vaak adviseren wij het de klant om het vooral praktisch te houden, want anders gaat het mis.”
Informele contacten met buitenlandse collega’s
Om zicht te houden op de vaak ingewikkelde regelgeving die bij grensoverschrijdend zakendoen komt kijken, werkt MAG Maastricht samen met collega’s in diverse landen. ,,We houden geen formeel netwerk in stand, maar kunnen wel bij elkaar terecht als dat nodig is. We wisselen ervaringen uit en houden elkaar voortdurend op de hoogte van nieuwe mogelijkheden en kansen. Zodat wij onze klanten in alle gevallen van de juiste, vaak waardevolle informatie kunnen voorzien. Grensoverschrijdend werken en zakendoen is iets wat niet meer terug te draaien valt. Het is een gegeven waar we in de toekomst steeds meer mee te maken zullen krijgen. Bij MAG Maastricht zijn we er klaar voor.”
MAG Maastricht Administratie en Belastingadvies
Limburglaan
6229 GJ Maastricht
+31 (0)43 7600 163
